karyaku

I. Layout of Business English Letter

1. Letter Head (kepala surat)

Kepala surat yang lengkap terdiri atas (a) nama instansi, (b) alamat lengkap, (c) nomor telepon, (d) nomor kotak pos, (e) alamat kawat, (f) lambing/logo. Penulisan nama instansi hendaknya jangan disingkat. Begitu juga kata jalan, telepon, kotak pos, jangan disingkat jln., telp., pos., kotpos.

2. Date (tanggal)

Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu ditulis dengan angka. Bulan ditulis dengan huruf secara lengkap (November bukan Nov.), dan tahun ditulis dengan angka, dan setelah tahun tidak diikuti tanda baca apapun. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota/daerah karena nama kota dan daerah sudah tercantum pada kepala surat.

Contoh :

British style
08^th Desember 2011

American style

September 07, 2011

3. Subject (hal)

Penulisan Hal berfungsi untuk mengetahui tujuan dari isi surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya.

4. Enclosure (lampiran)

Lampiran surat menunjukkan tentang surat lain atau dokumen lain yang harus disertakan kepada surat asli.

5. Inside Addres (alamat yang dituju)

Nama dari penerima surat diawali huruf capital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup ditulis Yth. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan arah. Jika digunakan kata sapaan Bapak pada awal penerima, kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Bapak. Kata saudara cukup ditulis Sdr.

6. Salutation (salam pembuka)

Salam pembuka yang lazim digunakan yaitu ungkapan dengan hormat, dengan penulisan (Dengan hormat,) sedangkan salam penutupnya adalah hormat kami, hormat saya, Wassalam, dengan ketentuan yang sama dengan salam pembuka (Hormat kami,)

Contoh :

British style : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.

American style : Dear Sir :

7. Body of the Letter (isi surat)

Isi surat merupakan bagian yang sangat penting karena bagian ini merupakan wadah segala sesuatu atau semua persoalan yang ingin disampaikan. Panjang pendek isi surat bergantung pada banyak atau sedikitnya persoalan yang ingin dikemukakan. Jika persoalannya banyak, isi surat menjadi panjang dan jika persoalannya sedikit, isi surat menjadi pendek.

8. Complimentary Close (salam penutup)

Bagian ini menunjukan bahwa pembicaraan telah selesai. Ada sebagian orang yang berpendapat bahwa kalimat penutup tidak perlu dicantumkan. Walaupun demikian, tidak ada larangan buat mencantumkan kalimat penutup dalam sebuah surat dinas. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sebuah kalimat penutup adalah :

a. Bentuk yang biasa digunakan antara lain adalah : hormat kami, hormat saya, salam saya, salam kami, wasalam.

b. Huruf awal ditulis dengan huruf kapital, sementara huruf-huruf selanjutnya ditulis dengan huruf kecil.

c. Penulisan kalimat penutup diikuti dengan tanda koma (,)

9. Signature and Writer’s Identification (tanda tangan dan nama penulis)

Nama pengirim ditulis dibawah tanda tangan di bawah salam penutup. Penulisan nama dapat mengikut sertakan gelar/jabatan, tetapi tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tidak perlu diberi tanda kurung, digaris bawah, dan tidak perlu diakhiri dengan tanda baca apapun. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat.

10. Carbon Copy Notation (tembusan)

Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui permasalahan yang dikemukakan dalam surat, dan dalam beberapa hal diharapkan pihak lain itu memberikan tanggapan seperlunya.

11. Postcript (inisial)

Yang dimaksud initial yaitu kode nama (singkatan nama) pembuat konsep dan pengetikan, dan digunakan untuk mempermudah pemeriksaan kembali apabila diperlukan. Inisial biasanya ditempatkan di kelompok bagian penutup surat yaitu di sebelah kiri atau sebelah kanan nama jabatan.

II. Form and style of Business English Letter

1. Idented style or British style

Bentuk suratnya menjorok ke dalam bertekuk/bergigi. Penulisan alamat tidak satu baris. Dibandingkan dengan format yang lain.